Siirry sisältöön

Tietosuojaseloste: SOFIA-asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: MIELI Suomen Mielenterveys ry / Rikosuhripäivystys (RIKU) keskustoimisto
Osoite: Maistraatinportti 4 A, 4. krs, 02400 Helsinki
Puhelin: 050 3378 703
Sähköposti: leena-kaisa.aberg@riku.fi
Yhteyshenkilö: Leena-Kaisa Åberg

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään RIKUn asiakkaiden (Rekisteröidyt) henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on asiakkaan (Rekisteröidyn) asian hoitaminen tarjoamalla henkilökohtaista apua ja tukea sekä ohjaavaa palvelua rikosprosessin aikana. Apua tarjotaan erilaisin menetelmin esimerkiksi henkilökohtaisilla tapaamisilla, puhelimitse ja verkkopalveluina.

Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdassa säädetty oikeutettu etu. Rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde: Rekisteröity on Rekisterinpitäjän asiakas.

Alaikäisen ollessa tukisuhteessa RIKUun ilmoitetaan tästä pääsääntöisesti huoltajille tai edunvalvojan sijaiselle viipymättä. Heille kerrotaan RIKUn palvelusta, sen tavoitteista ja toimintatavoista.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita asiakkuuteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • etu- ja sukunimi, puhelinnumero, katuosoite, sähköpostiosoite ja tarvittaessa henkilötunnus
  • alaikäisen Rekisteröidyn huoltajan tiedot (etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • asiointikieli Rekisteröidyn oman nimenomaisen ilmoituksen perusteella mahdollisen tulkkauksen järjestämiseksi
  • sukupuoli, kotikunta
  • asiakkuuden kannalta oleellinen tieto perhetilanteesta
  • asiakkuuden syy (tapahtunut rikos, tapahtuma-aika ja suhde rikoksentekijään, jos sillä on merkitystä, kuten lähisuhdeväkivallassa)
  • Rekisteröidyn muut auttajatahot asiaan liittyen ja mihin ohjattu lisäapuun
  • oleellinen tieto Rekisteröidyn voinnista hänen itsensä kertomana silloin kun sillä on merkitystä tukipalveluiden tarjoamisen kannalta
  • Rekisteröidyn kanssa sovitut oleelliset seikat ja toimenpiteet
  • mahdollinen RIKUsta tehty lastensuojelu- ja/tai rikosilmoitus
  • asiakassuhteesta vastuussa olevat RIKUn henkilöt

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen, eikä sopimukseen perustuva vaatimus eikä myöskään asiakkuuden alkamisen ja RIKUn palveluiden saamisen edellyttämä vaatimus. Asiakkaan ei ole pakko toimittaa henkilötietojaan ja hän voi käyttää myös itse valitsemaansa nimimerkkiä. Mikäli asiakas haluaa esiintyä ilman henkilötieton kertomista, vaikuttaa tämä hänelle tarjottavien palveluiden sisältöön.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteröity itse ja/tai tämän lakimääräinen edustaja (vajaavaltaisen, myös alaikäisen, huoltaja tai edunvalvoja)
  • viranomaiset, kuten esim. poliisi esitutkintalain (ETL) 4 luvun 10 §:n 3 momentin perusteella
  • muut auttajatahot Rekisteröidyn nimenomaisella luvalla, milloin se on välttämätöntä hänen asiansa hoitamisessa

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja käyttöä valvotaan.

Sofia-asiakastietojärjestemässä jokaisella käyttäjällä on määritelty käyttöoikeustaso ja hänellä on pääsy vain oman käyttöoikeustasonsa mukaisiin asiakastietoihin. Pääsy asiakastietojärjestelmän tietoihin on vaitiolovelvollisuuteen sitouteneella henkilöllä. RIKUn vapaaehtoisilla toimijoilla on rajatut oikeudet järjestelmään.

Asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämätön manuaalinen aineisto skannataan ja tallennetaan Sofian dokumenttiarkistoon Rekisteröidyn nimenomaisesta pyynnöstä, minkä jälkeen manuaalinen aineisto palautetaan välittömästi Rekisteröidylle. Mikäli Rekisteröity ilmoittaa, ettei voi perustellusta syystä säilyttää itse manuaalista aineistoa, säilytetään aineisto asianmukaisesti lukitussa kaapissa ja palautetaan asiakassuhteen päättyessä Rekisteröidylle. Mikäli palauttaminen ei ole mahdollista, käytetään tietoturvallista arkaluonteisten materiaalien tuhoamispalvelua (mm. lukolliset keräysastia).

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta ilman Rekisteröidyn nimenomaista lupaa ja suostumusta kolmansille osapuolille.

Poikkeuksena rikoslain 15 luvun 10 §:ssä (563/2015) säädetty velvollisuus ilmoittaa törkeästä rikoksesta.

Lisäksi RIKU on sitoutunut noudattamaan lastensuojelulain (417/2007) 25 §:ssä säädettyä velvollisuutta lastensuojelu- ja rikosilmoituksen tekemiseen.

RIKU ilmoittaa lähtökohtaisesti aina alaikäisen Rekisteröidyn huoltajalle (vai vajaavaltaisen edunvalvojalle) asiakassuhteen syntymisestä.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Rekisteröidyn nimenomaisella luvalla, mikäli esim. rikos on tapahtunut ulkomailla, ja asian hoitaminen edellyttää Rekisteröidyn tietojen luovuttamista toiseen maahan.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn tiedot anonymisoidaan asiakassuhteen päätyttyä. Jäljelle jää vain tilastollisia tarkoituksia varten tiedot, joista Rekisteröityä ei voida tunnistaa. Lisäksi asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, mikäli Rekisteröidystä ei ole kuulunut mitään 3 vuoteen, jolloin tiedot poistetaan sen vuoden loppuun mennessä, kun 3 vuotta on kulunut viimeisestä yhteydestä Rekisteröityyn.

10. Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä (RIKUn kirjausohjeiden mukaisesti)
  • vaatia henkilötietojensa poistamista
  • peruuttaa asiakkuutensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuuteen
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot ja
    vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. RIKU voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. RIKU voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä käyttämäänsä palvelupisteeseen (www.riku.fi/yhteystiedot).

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 10.11.2020.

Lue lisää

Rikosuhripäivystyksen tietosuoja