Quick quit Skip to content

Dataskyddsbeskrivning: SOFIA-klientregister

Dataskyddsbeskrivning: SOFIA-klientregister
1. Personuppgiftsansvarig och kontaktperson

Personuppgiftsansvarig: MIELI Psykisk Hälsa Finland rf / Brottsofferjouren (RIKU) centralbyrån
Adress: Magistratsporten 4 A, 4 vån, 02400 Helsingfors
Telefon: 050 3378 703
E-post: leena-kaisa.aberg@riku.fi
Kontaktperson: Leena-Kaisa Åberg

2. Registrerade

I registret behandlas personuppgifterna för RIKUs klienter (Registrerade).

3. Grunden och ändamålet för behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen är att ta hand om klientens (den Registrerades) ärende genom att erbjuda personlig hjälp och stöd samt handledande service under rättsprocessen. Hjälp erbjuds genom olika metoder, till exempel personliga möten, per telefon och som webbtjänst.

Som rättslig grund för behandlingen står det berättigade intresset som föreskrivs i artikel 6.1 f i den allmänna dataskyddsförordningen. Förhållandet mellan den Registrerade och den Personuppgiftsansvarige är relevant och lämpligt: Den Registrerade är den Personuppgiftsansvariges klient.

Då en minderårig är i ett stödförhållande med RIKU underrättas i regel vårdnadshavaren eller intressebevakarens tillförordnade utan dröjsmål. De får ta del av RIKUs tjänster, dess mål och arbetssätt.

4. Personuppgifter som behandlas

I registret behandlas de Registrerades person- och kontaktuppgifter samt övriga nödvändiga uppgifter avseende klientförhållandet. Dessa uppgifter utgörs av:

för- och efternamn, telefonnummer, gatuadress, e-postadress och personbeteckning vid behov
uppgifter avseende vårdnadshavaren för en minderårig Registrerad (för- och efternamn, telefonnummer, e-postadress)
kontaktspråk som den Registrerades uttryckligen angivit, för organisering av eventuell tolkning
kön, hemkommun
information om familjesituationen som är relevant för klientförhållandet
orsaken till klientförhållandet (brott, tidpunkt och relation till gärningsmannen om det är av betydelse, såsom vid våld i nära relationer)
andra hjälpande instanser i den Registrerades ärende och vart den Registrerade hänvisats för ytterligare hjälp
väsentlig information om den Registrerades välmående enligt klienten själv då det är av betydelse med avseende på erbjudandet av stödtjänster
väsentliga faktorer och åtgärder som överenskommits med den Registrerade
eventuell barnskydds- och/eller brottsanmälan av RIKU
personer vid RIKU som ansvarar för klientförhållandet

Tillhandahållandet av personuppgifter är inte ett lagstadgat eller avtalsbaserat krav och inte heller ett krav som förutsätts för att ett klientförhållande kan inledas och för att ta del av RIKUs tjänster. Klienten måste inte lämna sina personuppgifter och kan även använda en självvald signatur. Ifall klienten vill framträda utan att ange personuppgifter påverkar det innehållet i tjänsterna som erbjuds.

5. Regelrätta uppgiftskällor
den Registrerade själv och/eller dennes lagliga företrädare (omyndig persons, även minderårigs, vårdnadshavare eller intressebevakare)
myndigheter, såsom t.ex. polisen, enligt 4 kap. 10 § 3 mom. i förundersökningslagen
övriga hjälpande instanser med uttryckligt samtycke av den Registrerade då det är nödvändigt för att sköta hens ärende
6. Skydd av personuppgifterna och informationssäkerhet

Personuppgifter som behandlas digitalt är skyddade och lagrade i ett system med begränsat tillträde endast för sådana personer som behöver ifrågavarande uppgifter för att sköta sina arbetsuppdrag. Dessa personer har personliga inloggningsuppgifter och lösenord.

Personuppgifterna är skyddade från utomstående användning och användningen övervakas.

Sofia-klientdatasystemets alla användare har en definierad åtkomsträttsnivå och tillgång till klientuppgifterna endast enligt egen åtkomsträttsnivå. Personer som ålagts tystnadsplikt har tillgång till uppgifterna i klientdatasystemet. RIKUs frivilliga aktörer har begränsade rättigheter till systemet.

Manuellt material som är nödvändigt för skötseln av klientförhållandet skannas och lagras i Sofias dokumentarkiv på uttrycklig begäran av den Registrerade varefter det manuella materialet omedelbart returneras till den Registrerade. Ifall den Registrerade meddelar att hen på grundade skäl inte själv kan lagra det manuella materialet ska materialet lagras på vederbörligt sätt i ett låst skåp och returneras till den Registrerade då klientförhållandet upphör. Ifall en returnering inte är möjlig används förstöringstjänst för informationssäkerhetsmässigt känsliga material (bl.a. låsbara insamlingskärl).

7. Regelrätt utlämning och översändning av personuppgifter

Uppgifterna lämnas inte ut till tredje part utan uttryckligt samtycke och godkännande av den Registrerade.

Undantag är skyldigheten att anmäla grovt brott som föreskrivs i 15 kap. 10 § i strafflagen (563/2015).

Dessutom har RIKU förbundit sig vid att iaktta skyldigheten att göra barnskydds- och brottsanmälan i enlighet med 25 § i barnskyddslagen (417/2007).

RIKU underrättar i princip alltid en minderårig Registrerads vårdnadshavare (eller omyndig persons intressebevakare) då ett klientförhållande inleds.

8. Översändande av personuppgifter till stater utanför Europeiska unionen eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Uppgifter kan översändas med uttryckligt samtycke av den Registrerade ifall t.ex. brottet skett utomlands och om skötseln av ärendet förutsätter att den Registrerades uppgifter lämnas ut till ett annat land.

9. Personuppgifternas lagringstid

Den Registrerades uppgifter anonymiseras då klientförhållandet upphör. Kvar blir bara uppgifter ämnade för statistiska syften där den Registrerade inte kan identifieras. Dessutom anses klientförhållandet ha upphört om den Registrerade inte hört av sig på 3 år varmed uppgifterna raderas i slutet av det år då 3 år förflutit sedan senaste kontakten med den Registrerade.

10. Profilering

Personuppgifterna används inte för profilering.

11. Den Registrerades rättigheter

Den Registrerade har i princip rätt till följande i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning:

få information om behandlingen av sina personuppgifter
få tillgång till sina egna uppgifter och granska personuppgifterna som berör hen själv
få ofullständiga och felaktiga personuppgifter rättade och kompletterade (i enlighet med RIKUs registreringsanvisningar)
få sina personuppgifter raderade
avbryta sitt klientförhållande och motsätta sig behandling av personuppgifterna till den del som behandlingen av personuppgifterna grundar sig på klientförhållandet
motsätta sig behandling av personuppgifterna på basis av sin personliga särskilda situation till den del som behandlingsgrunden för personuppgifterna är ett berättigat intresse
få sina personuppgifter i maskinläsbart format och översända ifrågavarande uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig under förutsättning att den registrerade angett ifrågavarande personuppgifter själv och
få begränsad behandling av sina personuppgifter.

Den Registrerade ska framföra en begäran för genomförandet av ovannämnda rättighet i enlighet med Kontakt-punkten i den här dataskyddsbeskrivningen. RIKU kan be den registrerade att skriftligen precisera sin begäran och säkerställa den registrerades identitet innan begäran behandlas. RIKU kan neka att genomföra begäran på grundval av det som föreskrivs i tillämplig lag.

12. Rätt att besvära sig till tillsynsmyndigheten

Varje Registrerad har rätt att lämna in ett klagomål till vederbörande tillsynsmyndighet eller till den tillsynsmyndighet i en medlemsstat i Europeiska unionen där den Registrerade bor eller arbetar, ifall den Registrerade anser att behandlingen av personuppgifterna strider mot den tillämpliga dataskyddslagstiftningen.

13. Kontakt

Begäran om tillämpning av den Registrerades rättigheter, frågor om den här dataskyddsbeskrivningen och övrig kontakt ska ske via servicestället som använts (www.riku.fi/se/kontaktuppgifter).

14. Ändringar i den här dataskyddsbeskrivningen

Den här dataskyddsbeskrivningen kan tidvis uppdateras t.ex. då lagstiftningen ändras. Den här dataskyddsbeskrivningen har senast uppdaterats den 10.11.2020.

Läs mer

Brottsofferjourens dataskydd