TIETOSUOJASELOSTE: Turvasähköposti
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: MIELI Suomen Mielenterveys ry / Rikosuhripäivystys (RIKU) keskustoimisto
Osoite: Maistraatinportti 4 A, 4. krs, 02400 Helsinki
Puhelin: 050 3378 703
Sähköposti: leena-kaisa.aberg@riku.fi
Yhteyshenkilö: Leena-Kaisa Åberg
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään niiden henkilöiden henkilötietoja, kenelle RIKUsta lähetetään turvasähköpostia tai keneltä RIKU saa turvasähköpostia käyttäen RIKUn turvapostijärjestelmää.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Käsittelyn tarkoituksena on lähettää henkilölle luottamuksellista tietoa salattuna internetissä ylläpidetyn salaavan sähköpostipalvelun (turvaposti.fi) kautta. Sen avulla RIKU voi lähettää ja vastaanottaa salattuja sähköpostiviestejä ilman laite- ja ohjelmistoasetuksia.
Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdassa säädetty Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojensa käsittelyyn. Vastaanottamalla ja avaamalla RIKUn lähettämän turvasähköpostin vastaanottaja tiedostaa ja antaa luvan Rekisterinpitäjälle kerätä, tallentaa ja säilyttää henkilötietoja. Henkilötietoja tarvitaan ja kerätään turvallisen suojatun viestinnän varmistamiseksi, sekä viestien vastaanottajien ja lähettäjien todentamiseksi, kun salausratkaisua tai jotain sen sovellusta käytetään. Sovellusten toiminnallisuutta ei voida taata, mikäli joitakin pyydettyjä henkilötietoja ei luovuteta.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään vain turvasähköpostin lähettämiseksi tarpeellisia henkilötietoja, joita ovat:
- etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
5. Säännönmukaiset tietolähteet
- henkilö itse ja/tai tämän lakimääräinen edustaja (vajaavaltaisen, myös alaikäisen, huoltaja tai edunvalvoja)
- viranomaiset, kuten esim. poliisi
- muut auttajatahot
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Viestiliikenne on suojattu ja turvasähköpostin palveluntarjoajan palvelimella viestit salataan.
Turvasähköpostin palveluntarjoajan palvelintekniikka sijaitsee kotimaisen hosting-tarjoajan konesaleissa, joka täyttää Viestintäviraston määräyksen tärkeiden laitetilojen fyysisestä suojauksesta. Pääsy palvelimelle on rajoitettu siten, että sinne pääsevät vain turvasähköpostin palveluntarjoajan kanssa salassapitosopimuksen allekirjoittaneet henkilöt, joista on Suomen suojelupoliisin puhdas, vähintään suppean tason turvallisuusselvitys.
Turvasähköpostin palveluntarjoajalla on konesaleissa oma lukittu laitetila, johon avaimet ovat vain em. henkilöillä, ja jossa on jatkuva kameravalvonta.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tiedot siirtyvät tiedonsiirron teknisen toteutumisen edellyttämiin maihin, jotka voivat olla myös EU:n ja ETA-alueen ulkopuolisia maita.
9. Henkilötietojen säilytysaika
RIKUn turvasähköpostipalvelun kautta lähetetyt sähköpostiviestit salataan ja ne ovat luettavissa 30 päivän ajan ensimmäisestä avauksesta. Sen jälkeen viesti, sen otsikko ja liitteet tuhotaan. Aineisto tuhotaan myös, mikäli salattua sähköpostia ei ole avattu 180 päivän kuluessa.
Turvasähköpostiviestien lokitiedot (lähettäjä, vastaanottoja, lähetys- ja vastaanottoaika, vastaanot-tajan puhelinnumero) ovat turvasähköpostin palveluntarjoajan asiakaspalvelun käytössä lokikir-jausta seuraavan 30 päivän ajan Rekisterinpitäjän mahdollisten ongelmatilanteiden selvittelyn takia. 30 päivän jälkeen lokitiedot ovat vain turvasähköpostin palveluntarjoajan oman pääkäyttäjän saatavilla ja tämä luovuttaa ne Rekisterinpitäjälle vain erityisestä syystä (esim. tuomioistuimen vaati-muksesta) ja ne säilytetään turvasähköpostin palveluntarjoajan kanssa tehdyn sopimuksen voimas-saoloaikana 5 vuotta. Mikäli Rekisterinpitäjä irtisanoo sopimuksen turvasähköpostin palveluntar-joajan kanssa, lokitiedot poistetaan ko. asiakkuuden päätyttyä 6 kuukauden kuluttua.
Turvasähköpostiviestipalvelun käytöstä kertyneet muut palvelun käyttöön liittyneet asiakaskohtaiset tiedot säilyvät niin kauan, kun RIKU käyttää nykyisen salatun sähköpostipalvelun tuottajan palvelua. Kun palvelun käyttö päättyy, tiedot tuhotaan. Näitä ovat:
lähetyssähköpostiosoitteet ja niihin liittyvät matkapuhelinnumerot
- sähköpostin lähetyspalvelimet
- vastaanottajien sähköpostiosoitteisiin liittyvät matkapuhelinnumerot
- RIKUn Turvapostitiliä koskevat konfigurointitiedot
10. Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää Rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä keskustoimistoon (www.riku.fi/yhteystiedot).
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.10.2020.
Lue lisää
Rikosuhripäivystyksen tietosuoja