Tietosuojaseloste RIKUn asiakastiedon käsittelystä

Tällä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisella tietosuojaselosteella annetaan tietoja Rekisteröidylle siitä, miksi ja miten RIKU käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: MIELI Suomen Mielenterveys ry (MIELI ry) / Rikosuhripäivystys (RIKU) keskustoimisto
Osoite: Maistraatinportti 4 A, 4. krs, 02400 Helsinki
Puhelin: 050 3378 703
Sähköposti: leena-kaisa.aberg@riku.fi
Yhteyshenkilö: Leena-Kaisa Åberg

RIKUn valtakunnallisena koordinaatiojärjestönä toimii MIELI ry. Muita toteuttajatahoja ovat Ensi- ja turvakotien liitto ry, Kirkkohallitus, Mannerheimin Lastensuojeluliitto ry, Suomen Punainen Risti sekä Suomen Setlementtiliitto ry.

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään RIKUn asiakkaiden (Rekisteröidyt) henkilötietoja. RIKUn asiakkaita ovat:
– rikosten tai epäiltyjen rikosten uhrit (asianomistajat)
– rikosten uhrien läheiset
– surmansa saaneiden omaiset
– rikosasioiden todistajat
– muut henkilöt, jotka haluavat kohtaamaansa rikokseen tai sellaisen epäilyyn liittyviä neuvoja ja/tai keskusteluapua.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

RIKU tarjoaa tuki- ja neuvontapalveluita pääasiassa rikosten uhreille sekä heidän läheisilleen ja rikosasioiden todistajille. RIKU on oikeusministeriön rahoittama yleisten rikosuhripalveluiden tuottaja Suomessa, jonka toiminta perustuu EU:n rikosuhridirektiiviin, joka edellyttää jäsenvaltioita järjestämään maksuttomat rikosten uhrien yleiset palvelut.

RIKUn asiakastietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakkaan (Rekisteröidyn) asian hoitaminen tarjoamalla matalan kynnyksen tukea, neuvontaa sekä henkilökohtaista apua sekä ohjaavaa palvelua rikosprosessin aikana. Apua tarjotaan erilaisin menetelmin esimerkiksi henkilökohtaisilla tapaamisilla, puhelimitse ja verkkopalveluina.

Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdassa säädetty oikeutettu etu. Rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde: Rekisteröity on Rekisterinpitäjän asiakas.

Alaikäisen ollessa tukisuhteessa RIKUun ilmoitetaan tästä pääsääntöisesti huoltajille tai edunvalvojan sijaiselle viipymättä. Heille kerrotaan RIKUn palvelusta, sen tavoitteista ja toimintatavoista.

Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on vaikuttamistyö rikoksen uhrin, uhrien läheisten ja rikosasian todistajan aseman parantamiseksi. Tämän tehtävän toteuttamiseksi RIKU hyödyntää asiakastietoja anonymisoinnin jälkeen ja antaa lausunnoissaan, kannanotoissaan ja muussa viestinnässään erilaisia tilastotietoja myös ulkopuolisille tahoille. Tilastotiedot on anonymisoitu, eikä niiden yhdistäminen tiettyyn asiakkaaseen ole mahdollista.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään kohdassa 3 mainittuja tarkoituksia varten Rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita Rekisteröityyn henkilöön ja tämän asiakkuuteen liittyviä tarpeellisia tietoja:

perustiedot Rekisteröidystä (etu- ja sukunimi, syntymäaika ja tarvittaessa henkilötunnus sekä toisen tahon/viranomaisen asiakasnumero) ja yhteystiedot (kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tarvittaessa osoite)
alaikäisen Rekisteröidyn huoltajan/huoltajien/edunvalvojan sijaisen tiedot (etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
asiointikieli Rekisteröidyn oman nimenomaisen ilmoituksen perusteella mahdollisen tulkkauksen järjestämiseksi
sukupuoli, kotikunta
asiakkuuden kannalta oleellinen tieto perhetilanteesta
asiakkuuden syy (tapahtunut/epäilty rikos ja tarvittaessa sitä kuvaavat tarkentavat tiedot, tapahtuma-aika ja suhde rikoksentekijään, jos sillä on merkitystä, kuten lähisuhdeväkivallassa)
Rekisteröidyn muut auttajatahot (yhteyshenkilön tai asiaa hoitavan henkilön nimi ja yhteystiedot) asiaan liittyen ja mihin ohjattu RIKUsta lisäapuun
oleellinen tieto Rekisteröidyn voinnista hänen itsensä kertomana silloin kun sillä on merkitystä tukipalveluiden tarjoamisen kannalta
Rekisteröidyn kanssa sovitut oleelliset asiat ja toimenpiteet sekä asiakkuuden hoitoon liittyvät merkinnät sekä tallennetut tiedostot (esimerkiksi dokumentit asiakkaan kanssa työskentelystä)
tieto RIKUsta mahdollisesti tehdystä lastensuojelu- ja/tai rikosilmoituksesta taitutkintapyynnöstä poliisille
rikosasian yksilöintitiedot (poliisin rikosilmoitusnumero, tuomioistuimen diaarinumero)
asiakkaan muihin asioihin (esim. oleskelulupaan, avioeroon) liittyvät tarpeelliset tiedot, joita tarvitaan erityisen heikossa asemassa olevan asiakkaan (esim. ihmiskaupan ja sen lähirikosten uhrin) kokonaisvaltaiseksi auttamiseksi

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen, eikä sopimukseen perustuva vaatimus eikä myöskään asiakkuuden alkamisen ja RIKUn palveluiden saamisen edellytys. Asiakkaan ei ole pakko antaa henkilötietojaan, ja hän voi käyttää myös valitsemaansa nimimerkkiä. Mikäli asiakas haluaa esiintyä ilman henkilötietoja, vaikuttaa tämä kuitenkin hänelle tarjottavien palveluiden sisältöön.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse ja/tai tämän lakimääräinen edustaja (vajaavaltaisen, myös alaikäisen, huoltaja tai edunvalvoja)
viranomaiset, kuten esim. poliisi esitutkintalain (ETL) 4 luvun 10 §:n 3 momentin perusteella
muut auttaja- ja yhteistyötahot Rekisteröidyn nimenomaisella luvalla, milloin se on välttämätöntä hänen asiansa hoitamisessa

Tietoa vastaanotetaan seuraavien kanavien kautta:

puhelin (puhelut ja viestit)
sähköposti
RIKUn verkkosivujen chat-palvelu
RIKUn verkkosivujen yhteydenottopyyntölomake
henkilökohtaiset tapaamiset

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisteröidyn asian hoitamiseksi ja palveluiden tuottamiseksi Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään seuraavissa RIKUn tietojärjestelmissä tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin:

puhelin ja chat-järjestelmä
sähköposti ja salattu sähköpostijärjestelmä
asiakasrekisteri (asiakastietolain mukainen tietojärjestelmä, luokka A)
Webropol (verkkosivujen yhteydenottolomake)
työntekijöiden/vapaaehtoisten käytössä olevat laitteet (tietokoneet, puhelimet)

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu eri järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Asiakastietojen pääasiallinen tallennuspaikka on asiakasrekisteri, jossa jokaiselle käyttäjälle on määritelty käyttöoikeustaso ja hänellä on pääsy vain oman käyttöoikeustasonsa mukaisiin asiakastietoihin. Pääsy asiakastietojärjestelmän tietoihin on vaitiolovelvollisuuteen sitoutuneella henkilöllä. RIKUn vapaaehtoisilla on rajatut oikeudet järjestelmään. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja käyttöä valvotaan.

Asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämätön manuaalinen aineisto skannataan ja tallennetaan asiakasrekisterin dokumenttiarkistoon Rekisteröidyn nimenomaisesta pyynnöstä, minkä jälkeen manuaalinen aineisto palautetaan välittömästi Rekisteröidylle. Mikäli Rekisteröity ilmoittaa, ettei voi perustellusta syystä säilyttää itse manuaalista aineistoa, säilytetään aineisto asianmukaisesti lukitussa kaapissa ja palautetaan asiakassuhteen päättyessä Rekisteröidylle. Mikäli palauttaminen ei ole mahdollista, käytetään tietoturvallista arkaluonteisten materiaalien tuhoamispalvelua (mm. lukolliset keräysastiat). Manuaalinen aineisto voi sisältää myös muiden kuin Rekisteröityjen henkilötietoja, koska asiakirjat ovat muiden tahojen ja esim. viranomaisten laatimia (esim. haastehakemus, tuomio, poliisin tutkintailmoitus). Nämä muita henkilöitä koskevat tiedot ovat kuitenkin sellaisessa muodossa, ettei ko. muu henkilö ole millään teknisellä haulla etsittävissä ja löydettävissä.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta ilman Rekisteröidyn nimenomaista lupaa ja suostumusta kolmansille osapuolille.

Poikkeuksena rikoslain 15 luvun 10 §:ssä (563/2015) säädetty velvollisuus ilmoittaa törkeästä rikoksesta.

Lisäksi RIKU on sitoutunut noudattamaan lastensuojelulain (417/2007) 25 §:ssä säädettyä velvollisuutta lastensuojelu- ja rikosilmoituksen tekemiseen.

RIKU ilmoittaa lähtökohtaisesti aina alaikäisen Rekisteröidyn huoltajalle (vai vajaavaltaisen edunvalvojalle) asiakassuhteen syntymisestä.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Rekisteröidyn nimenomaisella luvalla, mikäli esim. rikos on tapahtunut ulkomailla, ja asian hoitaminen edellyttää Rekisteröidyn tietojen luovuttamista toiseen maahan.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn tiedot anonymisoidaan asiakassuhteen päätyttyä Rekisterinpitäjän poisto-ohjeiden mukaisesti. Jäljelle jää vain tilastollisia tarkoituksia varten tiedot, joista Rekisteröityä ei voida tunnistaa.

Lisäksi asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, mikäli Rekisteröidystä ei ole kuulunut mitään 3 vuoteen. Tiedot poistetaan sen vuoden loppuun mennessä, kun 3 vuotta on kulunut viimeisestä yhteydestä Rekisteröityyn.

Mikäli Rekisteröity antaa asiakassuhteen päättyessä suostumuksen vaikuttavuuskyselyn lähettämiseen, säilytetään siihen tarvittava yhteystieto (puhelinnumero/sähköpostiosoite) vuoden ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

10. Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä (RIKUn kirjausohjeiden mukaisesti)
vaatia henkilötietojensa poistamista
peruuttaa asiakkuutensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuuteen
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

RIKU varmistaa Rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä ja tietojen luovuttamista. Tarvittaessa Rekisteröityä pyydetään tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti.

RIKU voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle tai sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä Rekisteröidyn käyttämään palvelupisteeseen (www.riku.fi/yhteystiedot).

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

RIKU pidättää oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 3.2.2023.

Lue lisää

Rikosuhripäivystyksen tietosuoja